Apostille en Beëdigde Vertaling: Het Verschil Uitgelegd

Wanneer u een officieel document in het buitenland moet gebruiken, krijgt u al snel te maken met twee begrippen die voor veel verwarring zorgen: de apostille en de beëdigde vertaling. Hoewel ze vaak samen voorkomen, zijn het twee fundamenteel verschillende zaken. Een beëdigde vertaling garandeert de juistheid van de vertaling, terwijl een apostille de echtheid van het document zelf bevestigt.

In dit artikel leggen wij helder uit wat een apostille is, wat een beëdigde vertaling is, hoe ze zich tot elkaar verhouden, en in welke situaties u één of beide nodig hebt. Zo weet u precies wat u moet regelen voordat u uw documenten in het buitenland presenteert.

Moet u een document met apostille en beëdigde vertaling laten voorbereiden? Bij Beedigde Vertaling Online kunt u vertaling én apostille in één aanvraag regelen — van vertaling tot apostille — en bent u verzekerd van correcte afhandeling.

Terug naar onze complete gids over beëdigde vertalingen voor een uitgebreid overzicht.

Wat is een apostille?

Een apostille is een officiële verklaring die bevestigt dat een document authentiek is. Het is als het ware een “stempel van echtheid” dat wordt erkend door alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (ook wel het Haags Apostilleverdrag genoemd, uit 1961).

Hoe werkt een apostille?

Het principe is eenvoudig: een bevoegde autoriteit in het land waar het document is afgegeven, verifieert de handtekening op het document en plaatst een apostillestempel of -blad. Hiermee wordt bevestigd dat:

• Het document is afgegeven door een bevoegde instantie.
• De handtekening op het document echt is.
• Het stempel of zegel authentiek is.
• Het document in het land van herkomst rechtsgeldig is.

Wie geeft een apostille af in Nederland?

In Nederland wordt de apostille afgegeven door de rechtbank. Afhankelijk van het type document geldt het volgende:

• Beëdigde vertalingen: De apostille wordt geplaatst door de rechtbank in het arrondissement waar de beëdigde vertaler is beëdigd.
• Notariële akten: De rechtbank in het arrondissement waar de notaris is gevestigd.
• Documenten van de burgerlijke stand: De rechtbank in het arrondissement waar de gemeente is gevestigd.
• Uittreksels uit het handelsregister: De rechtbank in het arrondissement van de Kamer van Koophandel.

Kosten en doorlooptijd van een apostille

De kosten voor een apostille bij de rechtbank bedragen circa € 22 per document. De doorlooptijd varieert:

• Bij de balie van de rechtbank: vaak dezelfde dag of de volgende werkdag.
• Per post: 3 tot 5 werkdagen.

Wat is een beëdigde vertaling?

Een beëdigde vertaling is een vertaling die is opgesteld door een vertaler die een eed of belofte heeft afgelegd bij de rechtbank en is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). De beëdigde vertaler garandeert met zijn handtekening en stempel dat de vertaling een getrouwe weergave is van het originele document.

Kenmerken van een beëdigde vertaling

Een beëdigde vertaling bevat altijd:

• Een verklaring van juistheid (de vertaler verklaart de vertaling getrouw te hebben uitgevoerd)
• De handtekening van de beëdigde vertaler
• Het stempel van de beëdigde vertaler
• Het Rbtv-registratienummer van de vertaler
• De datum van de vertaling
• Hechting aan het origineel of een kopie daarvan

Het cruciale verschil

Het verschil tussen beide is fundamenteel:

	Beëdigde vertaling	Apostille
Doel	Garandeert de juistheid van de vertaling	Bevestigt de echtheid van het document
Afgegeven door	Beëdigde vertaler (Rbtv)	Rechtbank
Verifieert	Dat de vertaling een getrouwe weergave is van het origineel	Dat de handtekening op het document echt is
Nodig voor	Documenten in een andere taal begrijpelijk maken	Documenten in het buitenland laten accepteren
Kosten	Variabel (afhankelijk van lengte en taal)	Ca. € 22 per document

In het kort: een beëdigde vertaling gaat over de taal, een apostille gaat over de echtheid.

Wanneer hebt u een apostille nodig?

Een apostille is nodig wanneer u een Nederlands document in het buitenland wilt gebruiken, of wanneer u een buitenlands document in Nederland wilt gebruiken, mits het betreffende land is aangesloten bij het Apostilleverdrag.

Veelvoorkomende situaties

• Trouwen in het buitenland: Uw geboorteakte moet voorzien zijn van een apostille.
• Emigreren: Diploma’s, geboorteakten en strafbladuittreksels hebben vaak een apostille nodig.
• Internationaal zakendoen: Oprichtingsakten, handelsregisteruittreksels en volmachten kunnen een apostille vereisen.
• Studeren in het buitenland: Diploma’s en cijferlijsten moeten mogelijk gelegaliseerd worden.
• Een huis kopen in het buitenland: Notariële volmachten en verklaringen vereisen een apostille.

Het Apostilleverdrag van Den Haag

Het Apostilleverdrag van Den Haag (1961) is inmiddels ondertekend door meer dan 120 landen. Enkele bekende verdragslanden zijn:

• Europa: Alle EU-lidstaten, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Noorwegen
• Amerika: VS, Canada, Mexico, Brazilië, Argentinië
• Azië: Japan, Zuid-Korea, India, Israël
• Oceanië: Australië, Nieuw-Zeeland
• Afrika: Zuid-Afrika, Marokko, Tunesië

Als het land waar u het document wilt gebruiken niet bij het verdrag is aangesloten, is in plaats van een apostille een legalisatie nodig. Dit is een uitgebreider en tijdrovender proces.

Wanneer hebt u een beëdigde vertaling nodig?

Een beëdigde vertaling is nodig wanneer een officiële instantie een document in een andere taal dan de hare moet beoordelen.

Veelvoorkomende situaties

• Documenten indienen bij de IND: Vrijwel alle buitenlandse documenten moeten beëdigd vertaald zijn. Lees meer in ons artikel over beëdigde vertalingen voor immigratiedocumenten.
• Documenten bij de gemeente: Huwelijk, geboorteaangifte, inschrijving buitenlandse akten.
• Documenten bij de rechtbank: Alle buitenlandstalige processtukken.
• Diplomawaardering: Buitenlandse diploma’s voor Nuffic of SBB.
• Bedrijfsregistratie: Buitenlandse oprichtingsakten voor de KvK.

Wanneer hebt u beide nodig?

In veel internationale situaties hebt u zowel een beëdigde vertaling als een apostille nodig. Dit is het geval wanneer:

1. Het originele document in een andere taal is dan de taal van het land waar u het wilt gebruiken (→ beëdigde vertaling nodig).
2. Het document over de landsgrenzen heen moet worden gepresenteerd (→ apostille nodig).

Voorbeeld 1: Nederlands diploma gebruiken in Spanje

• Stap 1: Laat het diploma beëdigd vertalen naar het Spaans door een Rbtv-geregistreerde vertaler.
• Stap 2: Laat de rechtbank een apostille plaatsen op de beëdigde vertaling.
• Resultaat: Het vertaalde diploma wordt in Spanje geaccepteerd.

Voorbeeld 2: Turkse geboorteakte gebruiken in Nederland

• Stap 1: Laat de Turkse autoriteiten een apostille plaatsen op de originele geboorteakte.
• Stap 2: Laat de geboorteakte beëdigd vertalen naar het Nederlands door een Rbtv-geregistreerde vertaler.
• Resultaat: De vertaalde geboorteakte wordt geaccepteerd door de Nederlandse gemeente of IND.

Voorbeeld 3: Beëdigde vertaling met apostille

Soms moet ook de beëdigde vertaling zélf worden voorzien van een apostille. Dit is het geval wanneer de buitenlandse autoriteit niet alleen het originele document wil verifiëren, maar ook de vertaling. Het proces is dan:

• Stap 1: Laat het document beëdigd vertalen.
• Stap 2: Laat de rechtbank een apostille plaatsen op de beëdigde vertaling (de rechtbank verifieert de handtekening van de beëdigde vertaler).
• Stap 3: Eventueel ook een apostille op het originele document.

Legalisatie: het alternatief voor niet-verdragslanden

Als het land waar u het document wilt gebruiken niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, is geen apostille maar een legalisatie nodig. Legalisatie is een uitgebreider proces:

Stappen bij legalisatie

1. Verificatie door de rechtbank: De handtekening op het document (of de beëdigde vertaling) wordt geverifieerd.
2. Legalisatie door het Ministerie van Buitenlandse Zaken: Het ministerie bevestigt de echtheid van de handtekening van de griffier.
3. Legalisatie door de ambassade of het consulaat: De vertegenwoordiging van het land van bestemming plaatst een laatste verificatie.

Doorlooptijd en kosten

De legalisatieprocedure duurt aanzienlijk langer dan een apostille:

• Rechtbank: 1-5 werkdagen
• Ministerie van Buitenlandse Zaken: 5-10 werkdagen
• Ambassade/consulaat: Sterk wisselend, van enkele dagen tot meerdere weken

De kosten zijn ook hoger: naast de rechtbankkosten (ca. € 22) komen kosten bij het ministerie en eventueel de ambassade. Informeer bij de betreffende instanties naar de actuele tarieven.

EU-Verordening 2016/1191: vereenvoudiging binnen de EU

Sinds 2019 is de EU-Verordening 2016/1191 van kracht. Deze verordening vereenvoudigt de acceptatie van bepaalde openbare documenten tussen EU-lidstaten. Voor specifieke documenten — zoals geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten — is binnen de EU:

• Geen apostille meer nodig: Het document wordt zonder apostille geaccepteerd.
• Een meertalig standaardformulier beschikbaar: Dit formulier kan de noodzaak voor een beëdigde vertaling verminderen (maar niet altijd vervangen).

Let op: Deze verordening geldt niet voor alle typen documenten en niet voor alle toepassingen. Controleer altijd bij de ontvangende instantie of u alsnog een beëdigde vertaling en/of apostille nodig hebt.

Het proces: stap voor stap

Als u een document met apostille en beëdigde vertaling nodig hebt, is dit het aanbevolen proces:

Stap 1: Bepaal wat u nodig hebt

Neem contact op met de instantie waarvoor u het document nodig hebt en vraag:

• Is een beëdigde vertaling vereist?
• Is een apostille of legalisatie vereist?
• Op welk document moet de apostille staan (origineel, vertaling, of beide)?

Stap 2: Regel de apostille op het origineel (indien nodig)

Als het buitenlandse origineel een apostille nodig heeft, laat deze dan plaatsen door de bevoegde autoriteit in het land van herkomst.

Stap 3: Laat het document beëdigd vertalen

Schakel een professioneel vertaalbureau in. Meld direct dat u ook een apostille op de vertaling nodig hebt, zodat het bureau dit kan coördineren. Bij Beedigde Vertaling Online kunt u vertaling en apostille in één keer bestellen.

Stap 4: Apostille op de beëdigde vertaling (indien nodig)

Het vertaalbureau of de vertaler stuurt de beëdigde vertaling naar de rechtbank voor het plaatsen van de apostille. Na ontvangst is het document klaar voor gebruik in het buitenland.

Stap 5: Controleer het volledige pakket

Controleer voordat u het document indient of:

• De beëdigde vertaling compleet is (verklaring, handtekening, stempel, Rbtv-nummer)
• De apostille correct is geplaatst (op het juiste document)
• Het origineel, de vertaling en de apostille aan elkaar zijn gehecht

Veelgestelde vragen

Kan ik een apostille laten plaatsen op een niet-beëdigde vertaling? Nee. De rechtbank plaatst een apostille alleen op documenten met een verifieerbare handtekening. Bij vertalingen is dit de handtekening van een beëdigde vertaler die in het Rbtv staat ingeschreven.

Hoe lang is een apostille geldig? Een apostille heeft geen vervaldatum. Het onderliggende document kan echter wel een geldigheidstermijn hebben. Sommige instanties accepteren bijvoorbeeld geen documenten die ouder zijn dan zes maanden.

Kan ik de apostille zelf regelen? Ja, u kunt zelf naar de rechtbank gaan om een apostille te laten plaatsen. Veel vertaalbureaus bieden dit echter als aanvullende service aan, zodat u er geen omkijken naar hebt. Bekijk de veelgestelde vragen bij Beedigde Vertaling Online voor meer informatie over deze service.

Is een apostille hetzelfde als een legalisatie? Nee. Een apostille is een vereenvoudigde vorm van legalisatie die geldt voor landen die het Apostilleverdrag hebben ondertekend. Legalisatie is een uitgebreider proces voor landen die niet bij het verdrag zijn aangesloten.

Hebt u altijd een apostille nodig bij een beëdigde vertaling? Nee. Een apostille is alleen nodig als het document over de landsgrenzen heen moet worden gepresenteerd. Als u een document laat vertalen voor gebruik binnen Nederland (bijvoorbeeld bij de IND of de gemeente), is een apostille op de vertaling doorgaans niet vereist.

Hoe weet ik of een land bij het Apostilleverdrag is aangesloten? U kunt de actuele lijst van verdragslanden raadplegen op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH). Uw vertaalbureau kan u hier ook over informeren. Let op: documenten uit niet-verdragslanden vereisen legalisatie in plaats van een apostille — bij vertalingen in zeldzame talen komen dergelijke situaties vaker voor.

Conclusie

Een apostille en een beëdigde vertaling dienen elk een eigen doel: de vertaling maakt het document begrijpelijk, de apostille maakt het document aanvaardbaar in het buitenland. In veel internationale situaties hebt u beide nodig. Door vooraf goed uit te zoeken wat de ontvangende instantie precies eist, voorkomt u onnodige kosten en vertragingen.

Het is verstandig om het hele traject — van beëdigde vertaling tot apostille — uit te besteden aan een ervaren vertaalbureau. Lees meer over het team en de achtergrond van Beedigde Vertaling Online en raadpleeg onze gids over het kiezen van het juiste vertaalbureau voor tips om een betrouwbare partner te selecteren. Zo weet u zeker dat alles correct wordt afgehandeld en dat uw documenten worden geaccepteerd.

Lees ook ons artikel over beëdigde vertalingen van huwelijksakten voor specifieke informatie over het vertalen en legaliseren van huwelijksdocumenten.