Beëdigde Vertaling van een KvK-uittreksel

Het uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) is het visitekaartje van uw onderneming. Het bewijst dat uw bedrijf officieel is geregistreerd in Nederland en bevat essentiële gegevens over de rechtsvorm, de bestuurders en de activiteiten van uw onderneming. Zodra u internationaal zaken doet, hebt u vrijwel altijd een beëdigde vertaling van dit document nodig.

In dit artikel leest u wanneer een beëdigde vertaling van uw KvK-uittreksel vereist is, welke informatie het document bevat, welke aanvullende bedrijfsdocumenten vaak medevertaald moeten worden, en hoe u het vertaalproces soepel laat verlopen.

Wilt u uw KvK-uittreksel direct laten vertalen? Bestel uw beëdigde vertaling bij Ecrivus Multimedia en ontvang uw vertaling snel en betrouwbaar.

Terug naar onze complete gids over beëdigde vertalingen en multimedia diensten

Wanneer hebt u een beëdigde vertaling van uw KvK-uittreksel nodig?

Er zijn talrijke zakelijke situaties waarin een officieel vertaald KvK-uittreksel wordt gevraagd. Hieronder vindt u de meest voorkomende.

Internationale handel en export

Bij het aangaan van handelsrelaties met buitenlandse partijen wordt regelmatig een bewijs van bedrijfsregistratie gevraagd. Buitenlandse handelspartners, banken en overheidsinstanties willen zekerheid dat zij zaken doen met een legitiem, geregistreerd bedrijf. Een beëdigde vertaling van uw KvK-uittreksel biedt die zekerheid.

Aanbestedingen en overheidsopdrachten

Bij internationale aanbestedingen is het overleggen van een vertaald uittreksel uit het handelsregister vaak een harde eis. Zonder dit document wordt uw inschrijving doorgaans niet in behandeling genomen. Dit geldt zowel voor Europese als voor niet-Europese aanbestedingsprocedures.

Bankrekening openen in het buitenland

Wilt u als Nederlands bedrijf een bankrekening openen bij een buitenlandse bank? Dan moet u aantonen dat uw onderneming bestaat en wie bevoegd is om namens het bedrijf te handelen. Een beëdigde vertaling van het KvK-uittreksel is hierbij een standaardvereiste.

Joint ventures en samenwerkingsverbanden

Bij het oprichten van een joint venture of het aangaan van een internationaal samenwerkingsverband willen alle betrokken partijen elkaars bedrijfsgegevens verifiëren. Een beëdigde vertaling van het KvK-uittreksel maakt dit mogelijk, ongeacht de taal van de samenwerkingspartner.

Vestiging of dochteronderneming in het buitenland

Wilt u een vestiging, filiaal of dochteronderneming oprichten in het buitenland? Dan eist het handelsregister van het betreffende land vrijwel altijd een vertaald bewijs van de moedermaatschappij. Het KvK-uittreksel dient hierbij als basisdocument.

Visum- en werkvergunningsaanvragen

Wanneer u als ondernemer of werknemer van een Nederlands bedrijf een visum of werkvergunning aanvraagt, kan de buitenlandse immigratiedienst een beëdigde vertaling van het KvK-uittreksel vereisen om het bestaan en de activiteiten van het bedrijf te bevestigen.

Wat bevat een KvK-uittreksel?

Een standaard KvK-uittreksel bevat de volgende informatie:

• KvK-nummer: Het unieke registratienummer van de onderneming
• Handelsnaam: De officiële naam waaronder het bedrijf handelt
• Rechtsvorm: BV, NV, eenmanszaak, VOF, stichting, etc.
• Datum van oprichting: Wanneer het bedrijf is geregistreerd
• Vestigingsadres: Het officiële adres van de onderneming
• Bestuurders en bevoegdheden: Wie het bedrijf mag vertegenwoordigen en welke bevoegdheden zij hebben
• SBI-code en activiteitenomschrijving: De branche en activiteiten van het bedrijf
• Eventuele nevenvestigingen: Andere locaties van het bedrijf

Bij een uitgebreid uittreksel kunnen ook de volgende gegevens zijn opgenomen:

• Aandeelhouders (bij een BV of NV)
• Financiële gegevens (gedeponeerde jaarrekeningen)
• Statutaire zetel
• Bijzondere rechtstoestand (bijv. surseance, faillissement)

Aanvullende bedrijfsdocumenten die vaak worden meevertaald

In de praktijk wordt een KvK-uittreksel zelden als enig document gevraagd. Afhankelijk van de situatie moet u mogelijk ook de volgende documenten laten vertalen:

• Statuten van de onderneming: Het oprichtingsdocument met de interne regels van het bedrijf
• Aandeelhoudersovereenkomst: Afspraken tussen aandeelhouders
• Jaarrekening: De meest recente financiële verslaggeving
• Bestuursbesluiten: Notulen van bestuursvergaderingen waarin relevante beslissingen zijn vastgelegd
• Volmacht: Een document waarmee een bestuurder een ander machtigt om namens het bedrijf te handelen
• Uittreksel uit het UBO-register: Informatie over de uiteindelijk belanghebbenden

Ecrivus Multimedia kan al deze bedrijfsdocumenten beëdigd laten vertalen. Bekijk het volledige aanbod van vertalingen bij Ecrivus Multimedia voor meer informatie over de beschikbare taalcombinaties.

Het proces: uw KvK-uittreksel beëdigd laten vertalen

Stap 1: Vraag een recent KvK-uittreksel aan

U kunt een KvK-uittreksel digitaal aanvragen via de website van de Kamer van Koophandel (kvk.nl). De meeste buitenlandse instanties vereisen een recent uittreksel, doorgaans niet ouder dan 3 tot 6 maanden.

Tip: Vraag een uitgebreid uittreksel aan als de ontvangende partij informatie over bestuurders, bevoegdheden of aandeelhouders nodig heeft.

Stap 2: Maak een duidelijke scan

Scan het KvK-uittreksel in kleur en op minimaal 300 dpi. Zorg dat alle tekst goed leesbaar is, inclusief:

• Het KvK-logo en de verificatiecode
• Alle namen van bestuurders
• De datum van afgifte
• Eventuele voetnoten of bijlagen

Stap 3: Kies een ervaren vertaalbureau

Het vertalen van bedrijfsdocumenten vereist kennis van juridische en commerciële terminologie. Kies een vertaalbureau met ervaring in het vertalen van handelsregisterdocumenten, zodat termen als “statutair bestuurder”, “hoofdelijke aansprakelijkheid” en “zelfstandig bevoegd” correct worden vertaald.

Stap 4: Lever het document aan en vermeld het doel

Upload uw scan en vermeld:

• De doeltaal
• Het doel (aanbesteding, bankrekening, vestiging, etc.)
• Of u ook een apostille nodig hebt
• Welke aanvullende documenten u wilt laten vertalen
• De gewenste opleverdatum

Stap 5: Controleer de vertaling

Na ontvangst controleert u zorgvuldig:

• Of de bedrijfsnaam correct is overgenomen
• Of de namen van bestuurders correct zijn gespeld
• Of de rechtsvorm correct is vertaald (NB: niet alle rechtsvormen hebben een exact equivalent in andere talen)
• Of de bevoegdheden correct zijn weergegeven
• Of de verklaring van juistheid, het stempel en het Rbtv-nummer aanwezig zijn

Aandachtspunten bij de vertaling van een KvK-uittreksel

Rechtsvorm en equivalenten

De Nederlandse rechtsvorm heeft niet altijd een exact equivalent in een andere taal of jurisdictie. Bijvoorbeeld:

• BV (besloten vennootschap) wordt in het Engels doorgaans vertaald als “private limited liability company” of afgekort als “Ltd.” of “LLC”
• NV (naamloze vennootschap) wordt vertaald als “public limited company” of “PLC”
• VOF (vennootschap onder firma) wordt vertaald als “general partnership”
• Eenmanszaak wordt vertaald als “sole proprietorship”

Een ervaren vertaler voegt doorgaans de originele Nederlandse term tussen haakjes toe, zodat er geen misverstand kan ontstaan.

Bevoegdheden van bestuurders

Het KvK-uittreksel vermeldt of bestuurders “zelfstandig bevoegd” of “gezamenlijk bevoegd” zijn. Deze nuance is juridisch essentieel en moet nauwkeurig worden vertaald, omdat het bepaalt wie namens het bedrijf rechtshandelingen mag verrichten.

Apostille en legalisatie

Voor gebruik buiten de EU hebt u doorgaans een apostille nodig op het KvK-uittreksel. De apostille wordt geplaatst door de rechtbank en bevestigt de echtheid van het document. In sommige landen die niet zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag is een volledig legalisatietraject via het Ministerie van Buitenlandse Zaken nodig.

Kosten en doorlooptijd

Kosten

De kosten voor een beëdigde vertaling van een KvK-uittreksel hangen af van:

• De talencombinatie: Veelgevraagde talen (Engels, Duits, Frans) zijn doorgaans goedkoper dan minder gangbare talen
• Het type uittreksel: Een standaarduittreksel is korter en daarmee goedkoper dan een uitgebreid uittreksel
• Spoedtarief: Voor snelle levering geldt een toeslag

Indicatieve prijzen:

• Standaarduittreksel: Vanaf ca. 50 tot 80 euro
• Uitgebreid uittreksel: Vanaf ca. 75 tot 120 euro
• Apostille: Ca. 22 euro per document

Doorlooptijd

• Standaard: 2 tot 4 werkdagen
• Spoedvertaling: Vaak mogelijk binnen 24 uur
• Apostille: 1 tot 5 extra werkdagen

Veelgestelde vragen

Hoe oud mag een KvK-uittreksel zijn voor een beëdigde vertaling? De meeste buitenlandse instanties vereisen een uittreksel dat niet ouder is dan 3 tot 6 maanden. Controleer de vereisten bij de ontvangende partij voordat u het uittreksel aanvraagt.

Kan ik een digitaal KvK-uittreksel laten vertalen? Ja. De KvK verstrekt digitale uittreksels met een verificatiecode. Een beëdigd vertaler kan dit digitale document vertalen. Sommige ontvangende instanties eisen echter een fysiek exemplaar met handtekening en stempel.

Moet ik ook de statuten laten vertalen? Niet altijd, maar in veel gevallen worden statuten samen met het KvK-uittreksel gevraagd, met name bij het oprichten van een dochteronderneming of het openen van een buitenlandse bankrekening.

Wordt een KvK-uittreksel in het buitenland geaccepteerd als bewijs van bedrijfsregistratie? Ja, mits het is voorzien van een beëdigde vertaling en (indien vereist) een apostille of legalisatie. Het KvK-uittreksel is het Nederlandse equivalent van een “Certificate of Incorporation” of “Company Registration Extract”.

Wat als mijn bedrijf meerdere vestigingen heeft? Het KvK-uittreksel vermeldt de hoofdvestiging en eventuele nevenvestigingen. Alle vermelde gegevens worden meevertaald. Als de ontvangende partij uitsluitend informatie over een specifieke vestiging nodig heeft, kunt u een uittreksel van die vestiging aanvragen.

Conclusie

Een beëdigde vertaling van uw KvK-uittreksel is onmisbaar bij internationale handel, aanbestedingen, het openen van een buitenlandse bankrekening en het vestigen van uw bedrijf in het buitenland. Door een recent uittreksel aan te vragen, een ervaren vertaalbureau in te schakelen en op tijd na te gaan of u een apostille nodig hebt, zorgt u voor een vlotte afhandeling van uw internationale bedrijfsprocedures.

Klaar om uw KvK-uittreksel te laten vertalen? Vraag direct een offerte aan bij Ecrivus Multimedia en profiteer van deskundige vertalingen in meer dan 100 taalcombinaties.