Beëdigde Vertaling van een Overlijdensakte
Een overlijdensakte is een officieel document van de burgerlijke stand dat het overlijden van een persoon registreert. Het bevat essentiële gegevens zoals de naam van de overledene, de datum en plaats van overlijden, en de gegevens van de aangever. Wanneer dit document in een internationale context moet worden gebruikt — bijvoorbeeld voor het afwikkelen van een nalatenschap in het buitenland, het stopzetten of claimen van een buitenlands pensioen, of het registreren van een overlijden in een ander land — is een beëdigde vertaling vrijwel altijd vereist.
In dit artikel bespreken wij de situaties waarin u een beëdigde vertaling van een overlijdensakte nodig hebt, hoe het vertaalproces stap voor stap verloopt, welke aanvullende formaliteiten zoals een apostille van toepassing kunnen zijn, en waar u specifiek op moet letten bij de vertaling van dit type akte.
Heeft u direct een beëdigde vertaling van een overlijdensakte nodig? Bestel eenvoudig en snel via de webshop van Ecrivus Multimedia en ontvang uw vertaling binnen enkele werkdagen.
Terug naar onze complete gids over beëdigde vertalingen en multimedia diensten
Wanneer hebt u een beëdigde vertaling van een overlijdensakte nodig?
Het overlijden van een naaste brengt naast het persoonlijke verdriet vaak ook een groot aantal administratieve verplichtingen met zich mee. Als er internationale aspecten spelen, wordt de situatie complexer. Hieronder vindt u de meest voorkomende situaties waarin een beëdigde vertaling van een overlijdensakte wordt verlangd.
Afwikkeling van een internationale nalatenschap
Als de overledene bezittingen had in het buitenland — zoals onroerend goed, bankrekeningen, effectenportefeuilles of bedrijfsaandelen — eisen buitenlandse notarissen, banken en kadasters doorgaans een beëdigde vertaling van de overlijdensakte. Zonder dit document kan de nalatenschap niet worden afgewikkeld en kunnen erfgenamen geen aanspraak maken op de bezittingen.
Dit geldt ook in de omgekeerde richting: als een buitenlandse overledene bezittingen in Nederland had, moet de buitenlandse overlijdensakte beëdigd worden vertaald naar het Nederlands om de nalatenschap bij de Nederlandse notaris te kunnen afwikkelen.
Buitenlands pensioen stopzetten of claimen
Ontving de overledene een pensioenuitkering uit het buitenland? Dan moet het buitenlandse pensioenfonds op de hoogte worden gebracht van het overlijden. In vrijwel alle gevallen vereist het pensioenfonds een beëdigde vertaling van de overlijdensakte als bewijs. Hetzelfde geldt als een nabestaande aanspraak wil maken op een nabestaandenpensioen uit het buitenland.
Uitkering bij een buitenlandse verzekeraar
Bij het claimen van een levensverzekering, overlijdensrisicoverzekering of uitvaartverzekering bij een buitenlandse verzekeraar is een beëdigde vertaling van de overlijdensakte een standaardvereiste. De verzekeraar moet immers vaststellen dat het overlijden daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en de gegevens op de polis overeenkomen met die op de akte.
Registratie van het overlijden in een ander land
Als een persoon in Nederland is overleden maar de nationaliteit van een ander land had, moet het overlijden doorgaans ook worden geregistreerd bij de burgerlijke stand of het consulaat van dat land. Hiervoor is een beëdigde vertaling van de Nederlandse overlijdensakte nodig, meestal in de officiële taal van het betreffende land.
Omgekeerd: als een Nederlander in het buitenland is overleden, moet het overlijden vaak bij de Nederlandse gemeente worden ingeschreven. Daarvoor is een beëdigde vertaling van de buitenlandse overlijdensakte naar het Nederlands vereist.
Afwikkeling van hypotheek en bankzaken in het buitenland
Had de overledene een hypotheek of bankrekeningen in het buitenland? Dan eisen buitenlandse financiele instellingen een beëdigde vertaling van de overlijdensakte voordat zij meewerken aan het vrijgeven van tegoeden, het aanpassen van de tenaamstelling of het aflossen van de hypotheek. Banken hanteren hierin strenge procedures en accepteren uitsluitend vertalingen die zijn gemaakt door een beëdigd vertaler.
Het proces: een overlijdensakte beëdigd laten vertalen
Stap 1: Vraag de juiste akte op
Zorg dat u over het correcte document beschikt. In Nederland kunt u een uittreksel of een volledig afschrift van de overlijdensakte opvragen bij de gemeente waar het overlijden is geregistreerd. Let op het volgende:
- Uittreksel: Bevat de belangrijkste gegevens (naam overledene, datum en plaats van overlijden, naam aangever).
- Volledig afschrift: Bevat alle informatie uit het oorspronkelijke register, inclusief eventuele kantmeldingen.
Informeer altijd bij de ontvangende buitenlandse instantie welk type document zij vereisen. Voor nalatenschapsprocedures en juridische zaken wordt vaak het volledige afschrift gevraagd.
Stap 2: Maak een goede scan
Scan de overlijdensakte in kleur en op minimaal 300 dpi. Controleer of:
- Alle tekst volledig leesbaar is, inclusief eventuele kantmeldingen.
- Het gemeentestempel en de handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand zichtbaar zijn.
- Het document niet is afgesneden aan de randen.
- Bij een dubbelzijdig document ook de achterkant is gescand.
Een onleesbare of onvolledige scan leidt tot vertraging, omdat de vertaler u om een betere kopie zal vragen.
Stap 3: Bestel de vertaling via de webshop
Via de webshop van Ecrivus Multimedia kunt u eenvoudig uw beëdigde vertaling bestellen:
- Selecteer het documenttype (overlijdensakte).
- Kies de gewenste taalcombinatie.
- Upload uw scan.
- Selecteer de gewenste doorlooptijd.
- Voeg eventueel een apostille toe.
- Reken af.
Stap 4: Controleer de vertaling na ontvangst
Na ontvangst van de beëdigde vertaling controleert u:
- Of de naam van de overledene correct is gespeld (inclusief eventuele geboortenaam en meisjesnaam).
- Of de datum en plaats van overlijden correct zijn overgenomen.
- Of de gegevens van de aangever correct zijn weergegeven.
- Of de verklaring van juistheid, het stempel en het Rbtv-nummer van de vertaler aanwezig zijn.
- Of de vertaling aan het origineel of een kopie is gehecht.
Apostille en legalisatie
Wanneer hebt u een apostille nodig?
Als u de beëdigde vertaling van de overlijdensakte in het buitenland wilt gebruiken, is in veel gevallen een apostille vereist. Een apostille is een officiële verklaring van de rechtbank die de handtekening van de beëdigde vertaler verifieert. Dit maakt het document rechtsgeldig in alle landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag (1961).
Wanneer is legalisatie nodig?
Voor landen die niet bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, is legalisatie vereist in plaats van een apostille. Dit is een uitgebreidere procedure die verloopt via het Ministerie van Buitenlandse Zaken en eventueel de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Legalisatie neemt doorgaans meer tijd in beslag dan een apostille.
EU-verordening voor openbare documenten
Binnen de Europese Unie geldt sinds 2019 de Verordening 2016/1191, die het verkeer van bepaalde openbare documenten tussen EU-lidstaten vereenvoudigt. Voor overlijdensakten betekent dit dat:
- In veel gevallen geen apostille meer nodig is bij gebruik binnen de EU.
- Er een meertalig standaardformulier beschikbaar is dat bij de overlijdensakte kan worden gevoegd.
Let op: het meertalig formulier vervangt niet altijd een beëdigde vertaling. De ontvangende instantie kan alsnog een beëdigde vertaling eisen. Controleer dit altijd vooraf bij de betreffende instantie.
Specifieke aandachtspunten bij overlijdensakten
Juridische terminologie
Overlijdensakten bevatten specifieke juridische termen die nauwkeurig vertaald moeten worden. Denk aan termen als “ambtenaar van de burgerlijke stand”, “aangever”, “akte van overlijden” en “register van de burgerlijke stand”. Een beëdigd vertaler met ervaring in juridische documenten kent de correcte equivalenten in de doeltaal en voorkomt fouten die tot afwijzing van het document kunnen leiden.
Naam- en datumconsistentie
Bij de vertaling van een overlijdensakte is het van groot belang dat alle namen en datums exact overeenkomen met de gegevens op andere gerelateerde documenten, zoals de verklaring van erfrecht, het testament of de geboorteakte van de overledene. Inconsistenties in naamspelling of datumnotatie kunnen leiden tot vertragingen of afwijzingen bij buitenlandse instanties.
Geef bij de bestelling aan als u eerder documenten hebt laten vertalen die betrekking hebben op dezelfde persoon. De vertaler kan dan de consistentie waarborgen.
Kantmeldingen
Nederlandse overlijdensakten kunnen kantmeldingen bevatten — aantekeningen in de marge van het register die latere wijzigingen of aanvullingen vastleggen. Voorbeelden zijn:
- Rectificatie: Correctie van een fout in de oorspronkelijke akte (bijvoorbeeld een schrijffout in de naam).
- Verbetering: Aanpassing van gegevens op last van de rechtbank.
- Latere vermeldingen: Verwijzingen naar gerelateerde akten, zoals een huwelijksakte.
Deze kantmeldingen moeten altijd worden meevertaald, omdat zij de actuele en juridisch correcte status van het document weergeven.
Kosten en doorlooptijd
Indicatieve kosten
De kosten van een beëdigde vertaling van een overlijdensakte hangen af van:
- De taalcombinatie: Vertalingen in gangbare talen (Engels, Duits, Frans, Spaans) zijn doorgaans goedkoper dan vertalingen in minder gangbare talen (Arabisch, Turks, Japans).
- Het type akte: Een uittreksel is goedkoper dan een volledig afschrift met kantmeldingen.
- Spoedtarief: Snellere levering is mogelijk tegen een meerprijs.
- Apostille: Een apostille brengt extra kosten met zich mee (griffierecht van de rechtbank).
Vraag een vrijblijvende offerte aan als u precies wilt weten wat de kosten zijn. Neem hiervoor contact op met Ecrivus Multimedia.
Doorlooptijd
- Standaard: 2 tot 5 werkdagen
- Spoedvertaling: Vaak mogelijk binnen 24 tot 48 uur
- Apostille: 1 tot 5 extra werkdagen (afhankelijk van de rechtbank)
Veelgestelde vragen
Hoe lang is een beëdigde vertaling van een overlijdensakte geldig? Een beëdigde vertaling heeft geen wettelijke vervaldatum. De vertaling blijft rechtsgeldig zolang het onderliggende brondocument niet is gewijzigd. Sommige instanties kunnen echter eisen dat de overlijdensakte zelf recent is afgegeven (bijvoorbeeld niet ouder dan 6 maanden).
Kan ik de overlijdensakte zelf vertalen voor officieel gebruik? Nee. Voor officieel gebruik bij overheidsinstanties, notarissen, banken en verzekeraars moet de vertaling zijn gemaakt door een beëdigd vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). Een eigen vertaling wordt niet geaccepteerd.
Moet ik het origineel van de overlijdensakte opsturen? Nee, een duidelijke kleurenscan van hoge kwaliteit volstaat voor het maken van de vertaling. U hoeft het origineel niet uit handen te geven. Bewaar het origineel altijd zorgvuldig.
Wat als de overlijdensakte in een niet-Latijns schrift is opgesteld? De beëdigd vertaler translitereert alle namen en gegevens naar het Latijnse alfabet volgens de gangbare transliteratienormen. Het is belangrijk dat de transliteratie consistent is met andere officiële documenten, zoals het paspoort van de overledene.
Kan ik de beëdigde vertaling ook digitaal ontvangen? Ja, de meeste vertaalbureaus leveren de vertaling ook als beveiligd PDF-bestand. Voor sommige instanties en procedures is echter het fysieke exemplaar met originele handtekening en stempel vereist. Informeer vooraf bij de ontvangende instantie welke vorm zij accepteren.
Conclusie
Het verliezen van een naaste is een ingrijpende gebeurtenis, en de administratieve afwikkeling kan extra belastend zijn wanneer er internationale aspecten spelen. Een beëdigde vertaling van de overlijdensakte is in veel van deze situaties een onmisbaar document — of het nu gaat om het afwikkelen van een buitenlandse nalatenschap, het stopzetten van een pensioen, het claimen van een verzekering of het registreren van het overlijden in een ander land.
Door de juiste akte op te vragen, een goede scan te maken en de vertaling te laten uitvoeren door een ervaren beëdigd vertaler, zorgt u ervoor dat het proces zo soepel en snel mogelijk verloopt.
Bestel uw beëdigde vertaling eenvoudig via de webshop van Ecrivus Multimedia, of neem contact op als u vragen hebt over uw specifieke situatie.
Terug naar onze complete gids over beëdigde vertalingen en multimedia diensten